Cách ứng xử điện thoại của người Nhật trong công ty

top_image.jpgVới vai trò là một nhân viên trong công ty nên khi nói chuyện điện thoại bạn sẽ tạo ấn tượng về công ty mình cho người gọi đến. Vì nói chuyện qua điện thoại là cách hội thoại gián tiếp không thấy mặt nhau nên chúng ta lưu ý kỹ điều này.


Với vai trò là một nhân viên trong công ty nên khi nói chuyện điện thoại bạn sẽ tạo ấn tượng về công ty mình cho người gọi đến. Vì nói chuyện qua điện thoại là cách hội thoại gián tiếp không thấy mặt nhau nên chúng ta lưu ý kỹ điều này.

dt1.jpg

Những điều cơ bản khi nói chuyện điện thoại:

1. Đặt điện thoại ngay ngắn, bên cạnh lúc nào cũng đặt giấy ghi nhớ để khi có điện thoại có thể nghe được ngay.

2. Nghe điện thoại trong vòng ba hồi chuông nếu có thể. Trường hợp sau hồi chuông dài mới nghe được thì câu đầu tiên phải nói ‘Xin lỗi vì để phía bạn phải chờ đợi’

3. Câu đầu tiên khi nghe điện thoại là giới thiệu rõ ràng bản thân, tên công ty. Về điều này thì ấn tượng tên công ty sẽ vừa có mặt tốt, vừa có mặt xấu.

4. Sau khi nhận được thông tin bên phía gọi, sẽ tiến hành chào hỏi chẳng hạn như ‘Cảm ơn vì sự giúp đỡ lâu nay’

5. Khi bắt đầu câu chuyện nhất định phải ghi lại những thông tin cần thiết.

6. Trường hợp nhận được lời nhắn thì cuối cùng phải nói rõ tên mình. Trường hợp nhận được câu ‘Làm phiền nhé’ thì cũng phải nói tương tự. Cùng là câu chuyện qua điện thoại nhưng đối với cuộc điện thoại cùng công ty và ngoài công ty thì cách chào hỏi và sử dụng kính ngữ là khác nhau.

7. Với những cuộc điện thoại ngoài công ty, vì là tiếp chuyện với người ngoài nên đầu tiên phải giới thiệu tên công ty. Cũng có trường hợp đưa ra tên công ty + chức vụ + tên mình chẳng hạn như ‘Phòng kinh doanh X xin nghe’.

8. Khi trò chuyện điện thoại trong công ty, vì chủ yếu là người cùng công ty hoặc cùng nhóm công ty nên không nhất thiết phải đưa ra tên công ty. Nhưng nhất thiết phải nói rõ chức vụ, phòng ban hay tên nhóm. Vì số điện thoại trong công ty được chia rất nhỏ lẻ nên cách tiếp chuyện như đang nghe điện ở nhà chẳng hạn như ‘Vâng’ hay ‘Vâng, Ono xin nghe’ là không được.

9. Khi nói chuyện điện thoại với người ngoài công ty, về căn bản bởi vì đối tượng tiếp chuyện là người ngoài nên nếu sử dụng kính ngữ (tôn kính, khiêm nhường) để cố gắng không gây bất lịch sự thì sẽ hiệu quả nhất.

10. Trường hợp nói chuyện điện thoại trong nội bộ công ty thì tùy từng đối tượng nhưng không cần chú ý sử dụng kính ngữ như nói chuyện với người ngoài. Nếu sử dụng dạng từ lịch sự như ‘desu, masu’ thì sẽ không vấn đề gì.
11. Ghi thông tin không cần ghi nắn nót. Nếu không nghe được thông tin hay cảm thấy không yên tâm với những gì mình đã nghe được thì cũng phải cố gắng không thất lễ với đối phương. 12. Khi không ghi được tên công ty hay tên người bằng chữ hán thì ghi bằng chữ mềm hoặc chữ cứng.
13. Khi không nghe được thông tin về tên tuổi thì nhất định phải hỏi số điện thoại.
14. Ghi thông tin cần ghi đơn giản, dễ hiểu.
15. Giấy ghi thông tin nên được đặt trên mặt bàn trong tầm nhìn để người nhận dễ phát hiện ra.
Xem thêm bài viết liên quan

Bài viết cùng danh mục